Hoe verloopt IT-onboarding bij nieuwe medewerkers?

Nieuwe medewerker aan boord? Dan wil je die natuurlijk vlot laten instromen in je organisatie. Ook IT speelt daar een belangrijke rol in. Denk aan het IT-materiaal en de technische vaardigheden die bij de job komen kijken. In dit artikel bieden we inzicht in wat IT-boarding precies inhoudt en hoe we je daar als IT-partner bij ondersteunen.

Wat is IT-onboarding? 

Onboarding verwijst naar het instroomproces dat werknemers doorlopen zodra ze hun kersverse werkgever hun ja-woord hebben gegeven. Daarbij onderscheiden we drie belangrijke fasen: de pre-onboarding, de eerste werkdag en de periode na de opstart. Aangezien het veilig en efficiënt gebruik van toestellen en applicaties voor veel jobs van essentieel belang is, kan IT niet ontbreken in het onboardingsplan. In dat geval spreken we van IT-onboarding.

1. Pre-onboarding: hoe je IT-omgeving voorbereiden? 

Elke functie binnen je bedrijf maakt op een verschillende manier gebruik van IT. Als IT-partner checken we voorafgaand welke toestellen, applicaties en verbindingen je nieuwe werkkracht nodig heeft. Bijvoorbeeld: een accountmanager die veel op de baan is, heeft doorgaans voldoende aan een laptop(tas) en smartphone, maar moet ook vanop afstand je CRM-systeem kunnen raadplegen. Met deze IT-checklist als leidraad, bestellen we het juiste IT-materiaal, installeren we de nodige tools en zorgen we dat de toestellen tijdig bij de medewerker geraken. Zo vermijd je praktische beslommeringen op de eerste werkdag en maak je meteen een positieve indruk als werkgever.

Enkele aandachtspunten voor je IT-checklist:

• Hardware: laptop, scherm, dockingstation, smartphone, …
• Softwarelicenties: CRM-systeem, tekstverwerker, projectplanner, …
• IT-security: antivirussoftware, BitLocker, gebruikersrechten, …
• Netwerk: VPN-verbinding, …

2. Eerste werkdag: hoe zorg je voor een goede opstart?

De eerste werkdag staat volledig in het teken van kennismaking met de werkomgeving. Wij gidsen je starters door de set-up van hun bedrijfsaccount(s) en leren hen het IT-materiaal correct te gebruiken. Dat is niet alleen gunstig voor het leerproces maar ook belangrijk in het kader van een veilige IT-omgeving. Bijvoorbeeld: Hoe deel je data met collega’s en klanten? Wat doe je wanneer er een verdachte e-mail binnenkomt? Waar kan je terecht bij IT-problemen? Om een vlotte opstart te garanderen, blijft onze IT-specialist gedurende de hele dag ter plaatse.

3. En nadien: hoe creëer je een zorgeloze IT-omgeving?

Een nieuwe job leren, gaat nu eenmaal gepaard met vallen en opstaan. En dat geldt evengoed voor de IT-omgeving. Denk aan haperende software, een gebruikersfout of een IT-vraag. Onze IT-helpdesk staat 24/7 paraat om je team vanop afstand te ondersteunen bij issues. Hiervoor maken we gebruik van TeamViewer, een applicatie die toelaat om de controle over het toestel te nemen en het probleem te verhelpen. Blijkt het issue toch iets complexer? Dan komt onze IT-specialist vliegensvlug ter plaatse. Maar binnen een zorgeloze IT-omgeving is voorkomen natuurlijk altijd beter dan genezen. Daarom monitoren we de prestaties van je toestellen en voeren we proactief updates uit waar nodig. Op die manier kan je je volledig focussen op het vervolg van het onboardingsproces.
 

De IT-onboarding van je bedrijf vormgeven? Contacteer ons voor meer info.