Op naar een goed geolied team met Microsoft 365: zeven voordelen die je online samenwerking verbeteren

Loopt de online communicatie tussen je medewerkers geregeld spaak? Verliest je team tijd bij het eindeloos heen-en-weer sturen van gegevens en bestanden? Een vlotte online samenwerking vertrekt van een betrouwbare en gebruiksvriendelijke software. In deze blog lichten we via zeven voordelen toe hoe Microsoft 365 de tandwielen in je team efficiënter laat draaien.

Voordeel 1: online vergaderen waar, wanneer en hoe je wilt

Stel, je werkt een dagje van thuis uit. Wat staat op het programma? Je start met een teamoverleg waarin jullie samen de planning opstellen. Nadien sleutel je met een collega aan een presentatie voor een webinar dat in de namiddag plaatsvindt. Je moet dus voortdurend switchen tussen verschillende presentatie- en communicatietools. De Office-apps van Microsoft 365 zijn zo ontworpen dat je makkelijk kan vergaderen én samenwerken. Bijvoorbeeld: voeg je Outlook-vergaderingen toe aan OneNote en deel tijdens de meeting je aantekeningen met je medewerkers. Het resultaat? Een hogere productiviteit. Volgens recent onderzoek, spaart je team maar liefst 2 uur uit door efficiënter te vergaderen.

Voordeel 2: werk in realtime met je collega’s in één document

Je bestanden doorsturen per mail en wachten op feedback van je collega? Dat is met de co-authoringfunctie van SharePoint verleden tijd. Werk gelijktijdig aan een PowerPointpresentatie en deel opmerkingen rechtstreeks via de chatapp. Bonus: SharePoint maakt automatisch back-ups van documenten, waardoor je nooit meer iets vergeet op te slaan. 

Voordeel 3: teamwork with Microsoft 365 makes the dream work

Teamwork kan verschillende vormen aannemen. Van een formele board meeting, naar een een-op-eengesprek tot een inspirerende blog die je met enkele collega’s deelt. Microsoft 365 biedt een waaier aan tools om je boodschap efficiënt met je team te communiceren. Dit is alvast onze top 3:
 

1. Teams: een gebruiksvriendelijke vergaderapp voor meetings met twee tot webinars voor driehonderd personen. De app heeft trouwens een handige chatfunctie om tijdens je vergadering boodschappen of bestanden met je gasten uit te wisselen.

2. Yammer: hét socialenetwerkplatform voor ondernemingen. Perfect voor informeel contact tussen collega’s.

3. Recht om vergeten te worden: Als bedrijf doe je er alles aan om je klanten duidelijk te maken dat je aan hen denkt. Maar volgens de GDPR ben je verplicht om hun persoonsgegevens te wissen als zij dat vragen, ook als deze informatie met derden werd gedeeld. De enige voorwaarde is dat je bedrijf geen geldig tegenargument kan inbrengen tegen het wissen van de gegevens.

4. OneDrive: een veilige cloud voor je bedrijf die je toelaat bestanden met je organisatie, team of collega te delen. 

Voordeel 4: altijd en overal geconnecteerd

Ben je vaak op de baan of werk je graag eens een keertje met je voeten in het zand? Microsoft 365 reist met je mee. Alle Office-apps zijn met elkaar geconnecteerd en toegankelijk vanop ieder toestel. Daarbij wordt je data automatisch gesynchroniseerd, waardoor je collega’s aanpassingen in documenten kunnen zien. Microsoft 365 is daardoor erg geschikt als software voor hybride werken. 

Voordeel 5: veilig samenwerken (vanop afstand)

Je medewerkers wisselen dagelijks een karrevracht aan data uit. Denk aan mailtjes, chatberichten, bestanden en updates. Dankzij een heleboel veiligheidsmaatregelen creëert Microsoft 365 een zorgeloze werkomgeving voor je organisatie. Een goed voorbeeld hiervan is de multifactorauthentificatie. Dit is een beveiligingsmethode waarbij een gebruiker via enkele snelle maar strikte stappen zijn of haar identiteit moet bevestigen. Op die manier worden bedreigingen en malware onmiddellijk in de kiem gesmoord, en kan iemand buiten je organisatie nooit aan de data die in je bedrijfscloud opgeslagen wordt. 

Voordeel 6: Microsoft 365 groeit mee met jouw organisatie 

Sterk groeiende KMOl? Bij Microsoft 365 bepaal je volledig zelf welke apps en functionaliteiten jouw organisatie nodig heeft. Daarnaast kan je de toepassingen flexibel aanpassen in functie van je prioriteiten. Breidt je organisatie uit? Voeg vlot nieuwe gebruikers toe en bepaal zelf welke data beschikbaar is voor wie. Geen one-size-fits-all-oplossingen dus, maar een slim softwaresysteem op maat van jouw (veranderende) teambehoeften. 

Voordeel 7: automatische updates? Check!

Om je applicaties in topconditie te houden, zijn regelmatige updates een must. Microsoft 365 voert deze updates automatisch uit waardoor je steeds van een optimale snelheid en werkzaamheid geniet. Kortom, minder downtime voor meer productiviteit.

Bonusvoordeel: transparant en kostenefficiënt IT-beheer 

De ontwerp- en onderhoudskosten van een softwaresysteem op maat, zijn vaak prijzig en bovendien moeilijk te voorspellen. Denk aan bijkomende kosten zoals het verhelpen van bugs of het handmatig doorvoeren van updates. Microsoft 365 werkt met abonnementsformule die is aangepast aan het aantal gebruikers en de functionaliteiten die je benut. Een leuke surplus: upgrades zijn inbegrepen in je maandelijkse licentiekost waardoor je precies weet welk IT-budget je best voorziet.

Bonustip: selecteer, implementeer en leer 

Ons eindoordeel? Microsoft 365 geeft een flinke boost aan je online samenwerking … Als je team er goed mee leert werken. Breng daarom voorafgaand alle IT-behoeften van je medewerkers in kaart en maak een voorselectie van de apps die jouw organisatie nodig heeft. Zo zijn je medewerkers meteen gemotiveerd om ermee aan de slag te gaan en profiteren ze sneller van de benefits. En ook na de implementatie is het raadzaam om vinger aan de pols te houden van eventuele IT-vragen. Door je mensen te ondersteunen met IT-trainingen en een IT-helpdesk op te zetten, bouw je stap voor stap aan een goed geolied online team.

Je team naar een constructieve en productieve online samenwerking gidsen met Microsoft 365? Daar helpen we graag bij! Start met een verkennend gesprek.